I mange kontorbaserte virksomheter er arealkostnader den største utgiftsposten etter lønn. Det er derfor ikke overraskende at ledere og økonomer ser på kvadratmeter som et naturlig sted å kutte kostnader. I en tid der fleksibilitet og endringsevne er avgjørende konkurransefortrinn, er det på høy tid å revurdere hvordan vi tenker om kontorlokaler – ikke som en kostnad, men som en strategisk investering med målbar avkastning.

 

Post-pandemien har avslørt svakhetene ved tradisjonelle kontorløsninger: faste plasser, glisne lokaler og lav utnyttelsesgrad. Mange har derfor redusert areal og innført aktivitetsbaserte løsninger – der arealene deles og tilpasses ulike arbeidsformer. Dette gir ikke bare mer effektive kvadratmeter, men kan også gi økt produktivitet, bedre løsninger for samarbeid og høyere trivsel.

Gevinstene ved arbeidsplassinvesteringer realiseres ikke automatisk. Prosjekter som mangler tilstrekkelig brukerinvolvering og oppfølging gjennom hele prosjektløpet, risikerer å resultere i over- eller underdimensjonerte lokaler, lav utnyttelsesgrad og behov for kostbare justeringer.

For å sikre reell avkastning, må arbeidsplassen utvikles som et strategisk virkemiddel – ikke som et rent kostnadsreduserende tiltak.

 

Tre nøkkelfaktorer for lønnsom arealbruk

Strategisk forankring

For at investeringer i arbeidsplassen skal gi ønsket avkastning, må de være forankret i virksomhetens overordnede strategi. En tydelig visjon og strategi for arbeidsplassen gir retning for prioriteringer og beslutninger – og gjør det mulig å måle ROI, både i form av kostnadsbesparelser og økt operasjonell effekt. Strategien er også et viktig verktøy for å kommunisere internt – og vise bredden i hva gevinster kan innebære for samfunnet, virksomheten og medarbeiderne.

Grundig brukerinvolvering

Innsikt i hvordan ansatte faktisk jobber og hvordan de ønsker å jobbe, er avgjørende for å utvikle arbeidsplassløsninger som gir reell verdi. Manglende brukerinvolvering og svak gjennomføring kan føre til feildimensjonering; for lite areal som krever tilleggslokaler, eller for mye areal som står tomt. I begge tilfeller øker investeringskostnadene, og ROI svekkes. Det samme gjelder løsninger som ikke støtter arbeidsformene godt nok eller som mangler fleksibilitet, og som må justeres etter innflytting. En viktig suksessfaktor er å utfordre brukerne til å tenke langsiktig om egne arbeidsformer og behov. Det vil bidra til å sikre tilstrekkelig fleksibilitet i løsningene over tid.

Brukerinvolvering og gjennomføringskvalitet bør inngå som en del av investeringsvurderingen på lik linje med pris per kvadratmeter. Det er ikke bare arealets størrelse som avgjør lønnsomheten, men hvor godt det faktisk fungerer i praksis.

Helhetlig gjennomføring

For at investeringer i arbeidsplassen skal gi ønsket effekt, må design, teknologi, ledelse og endringsledelse spille på lag. Digitale, sømløse løsninger må støtte mobilitet og samspill – både fysisk, digitalt og hybrid. Et gjennomtenkt design, i kombinasjon med teknologi som fungerer godt, gjør det enklere å bevege seg mellom ulike arbeidsoppgaver, rom og soner, og arbeidsplassen utnyttes mer effektivt.

For å lykkes, er det avgjørende at lederne går foran som rollemodeller, tar ansvar og har eierskap til endringene. Lederne har en sentral rolle i å skape engasjement og atferdsendring gjennom god kommunikasjon og aktiv oppfølging av medarbeiderne. Målet er å minimere motstand og effektivitetstap, sikre riktig bruk av arealene og at gevinstene realiseres. Først i det disse faktorene er på plass, kan arbeidsplassen bli en driver for verdiskaping.

 

Artikkelen har vært publisert i Kapital 38/2025