35 % av alle Facilities Management (FM) aktiviteter i virksomheter utføres fortsatt internt. For mange vil det være betydelig mer effektiv å outsource hele eller deler av dette arbeidet. Vi gir deg her en sjekkliste over noen nøkkelfaktorer som bør vurderes for å sikre en vellykket overgang, spesielt i et miljø der outsourcing av FM-aktiviteter ikke tidligere er praktisert.
Facility Management som samlebetegnelse omfavner tjenester knyttet til arbeidsmiljøet i en virksomhet og legger til rette slik at kjernevirksomheten kan utføres på en optimal måte. FM-tjenester skal være optimalt tilpasset organisasjonens, arbeidsplassens og til den individuelle brukers behov.
Integrerte outsourcingsløsninger av FM dekker bl.a. eiendoms- og arealforvaltning; drift, vedlikehold og utvikling; servicetjenester basert på virksomhetsbehov, samt helse, miljø og sikkerhet (HMS). Målet er å øke effektivitet og tilføre verdier til kjernevirksomheten.
Hva bør du tenke på før du outsourcer FM-tjenester?
1. Sørg for et tydelig beslutningsunderlag
Beslutningen om å outsource FM-funksjoner tas vanligvis etter en innledende analyse som viser at virksomheten har klare fordeler av en slik endring, økonomisk, ressursmessig og/eller kompetansemessig.
Analysen bør omfatte økonomiske analyser og nøyaktige data for før-og-etter outsourcing. Det er ikke uvanlig at datagrunnlaget innad i virksomheten knyttet til selve driften av eiendommen (tekniske tjenester eller «hard FM-services») er mangelfullt eller ikke har tilfredsstillende kvalitet. Her kan f.eks. våre tekniske rådgivere bistå i kartleggingsarbeidet. Outsourcing av FM-aktiviteter kan være en rask og effektiv måte å frigjøre ressurser i virksomheten, og sikre stabil drift av servicetjenester.
2. Avklar integrert løsning eller flere leverandører
Det finnes ikke ett svar på hvordan en outsourcingsløsning bør struktureres. Ulike organisasjoner vil ha ulike forventninger, behov og kriterier; økonomisk, kommersielt, optimaliseringsmessig, risikooverføring, bærekraft, endring av arbeidsplassen mv.
Virksomheten må ta stilling til om den ønsker å outsource funksjoner til ulike leverandører eller ta i bruk en integrert FM-leverandør (IFM) der alle tjenester samles i én kontrakt med én tjenestepartner. Ulike tilnærminger har sine fordeler avhengig av virksomhetens behov og ønskede resultater. Løsningen bør passe din bedrift og sømløst integreres inn i arbeidsplassens prioriteringer og virksomhetens kultur.
3. Legg tidlig grunnlag for langsiktig partnerskap
FM-kontrakter vil naturlig ofte være langsiktige, og det er således viktig å ha et tett samarbeid allerede gjennom hele anbuds- og tilbudsfasen. En investering i tid og åpenhet under denne prosessen gjør at både organisasjonen og potensiell servicepartner kan utvikle en optimal løsning som støtter virksomhetens strategi. Ved kontraktsstart vil et godt etablert partnerskap hjelpe servicepartneren å forutse, respondere og å være fleksibel i møte med kundens endrede behov.
4. Legg tydelige rammer for ansvar og resultat
Som med enhver ekstern leverandør bør det være tydelighet rundt ansvar, roller og resultatforventning i forholdet kunde og leverandør. Organisasjonens sammensetting må vurderes og roller avklares før FM-avtalen starter opp, og det må legges en god plan for oppgave-/ansvarsoverdragelse.
De minste FM-teamene finner man oftest hos virksomheter som utelukkende har kontorlokaler, mens hos bedrifter med produksjon eller laboratorievirksomhet vil FM-teamene naturlig være større da man ofte har behov for økt teknisk kompetanse knyttet til bygningsmassen.
5. Legg til rette for positiv endring i virksomheten
Fokus på endringsledelse vil være avgjørende for en vellykket implementering. Viktigheten av ansattes engasjement understrekes bl.a. i CBREs leietakerundersøkelsen hvor 87 % av respondentene støttet at en tydelig personalstrategi er avgjørende ved implementering av et outsourcingsprogram. En robust endrings- og kommunikasjonsplan for å støtte dette bør utvikles så tidlig som mulig for å sikre støtte, forståelse og en vellykket implementerings- og endringsprosess.
Vite mer?
CBRE GWS tilbyr integrerte facilities management-tjenester. Les mer her.
Kontakt
Miriam Angeltveit
Business Development Manager | Head of Sales & Business Development
CBRE Global Workplace Solutions
Miriam.Angeltveit@cbre.com
