Alle endringer er vanskelige, og spesielt utfordrende kan det være å få medarbeidere til å forlate det faste skrivebordet sitt til fordel for en aktivitetsbasert arbeidsstil (ABW, Activity-Based Working). Vi har satt sammen en liste med de fem vanligste mytene om ABW og hvordan man møter dem.
Anne Rein og Lise Klevan Dybwad, CBRE Workplace
Myte nr. 1: Vi kan oppnå ABW uten å foreta noen fysiske endringer i lokalene.
Fakta: Delte pulter og «free seating» som en strategi kan teknisk sett gjennomføres uten designendringer, og historisk er det slik «kontorhoteller» har blitt brukt. En leietaker kan ta et eksisterende sett av arbeidsstasjoner og/eller kontorer og kalle dem «hotellplasser», men dette vil ikke gi de beste resultatene.
For å gå over til en aktivitetsbasert arbeidsplass kan det være nødvendig å gjøre noe med lokalene. ABW fungerer best i et velbalansert økosystem, med en sunn blanding av åpne og lukkede rom, områder for samarbeid, områder for fokusert arbeid og fellesområder. Hvis kontormiljøet ditt er utilstrekkelig på et hvilket som helst av disse punktene, vil konkurransen om de beste plassene på kontoret øke og tilstedeværelsen minke.
Myte nr. 2: Hvis vi velger ABW, må kontoret få en «åpen planløsning», og vi mister all privat plass.
Fakta: Målet med ABW er å tilby medarbeiderne variasjon og valgmuligheter, slik at de ikke bare kan praktisere ekstern mobilitet (å veksle mellom fjernarbeidsplasser og kontoret), men også intern mobilitet (å forflytte seg mellom ulike typer arealer på kontoret).
Å gå over til en fullstendig «åpen planløsning» vil med andre ord være kontraproduktivt. Det finnes imidlertid ingen magisk formel for å bestemme det riktige forholdet mellom åpen og lukket plass – det vil variere fra bransje til bransje og fra kunde til kunde. For eksempel vil et advokatfirma kanskje praktisere ABW med et forhold på 80 prosent cellekontorer og 20 prosent kontorlandskap for å tilrettelegge for privat arbeid, mens et teknologifirma kan trenge 5 prosent cellekontorer og 95 prosent kontorlandskap for å oppnå en åpen følelse.
I alle tilfeller anbefales det å supplere tradisjonelle cellekontorer og kontorlandskap med alternative fokusområder (for eksempel telefonavlukker og fokusrom) og lukkede grupperom for å kontrollere støy og tilføre allsidige romløsninger. Derfor er det viktig for virksomheter å forstå medarbeidernes arbeidsstiler og tilpasse bruken av lokalene til dem, slik at hver medarbeider kan velge rom etter arbeidsoppgave i løpet av dagen.
Myte nr. 3: Folk vil ikke kunne finne kollegaene sine hvis de trenger å samarbeide eller spørre om noe
Fakta: Problemet med å finne folk og steder i et arbeidsfellesskap uten faste plasser, kan enkelt løses ved å innføre såkalte «nabolag». Et nabolag er en samling romtyper som tildeles en bestemt avdeling eller funksjon. For eksempel kunne nabolag A tildeles økonomiavdelingen. Ingen av analytikerne har noen fast arbeidsplass, men de vet at denne samlingen av rom er deres, og de vil søke hit hver gang de er på kontoret, for å jobbe sammen med kollegaene sine. De vet også at nabolag B tilhører salgsavdelingen, og hvis de har et spørsmål til dem, vet de hvor de finner noen som kan hjelpe dem. Effektiv kommunikasjon er også veldig nyttig. Det er enkelt og praktisk å sende en «hvor jobber du i dag?»-melding eller koordinere med teamet ditt før du ankommer kontoret.
Myte nr. 4: Vi har ikke nok sitteplasser hvis alle medarbeiderne kommer til kontoret samme dag.
Fakta: Selv før covid-19 var det mange bedrifter som ikke hadde fulltallig fremmøte på kontoret. Typisk var en tilstedeværelse på 70 prosent, inkludert sykedager, ferier, forretningsreiser og fjernarbeidsløsninger, og selv i bedrifter med sterke kulturer for personlig fremmøte oversteg ikke dette gjennomsnittet 85 prosent.1
CBREs eksperter forventer at tallene vil synke i takt med at fjernarbeid blir mer populært. En godt utformet ABW-strategi må omfatte en buffer av sitteplasser for å møte vekst, sesongtopper (f.eks. praktikanter og revisjoner) og bemanningssvingninger i den daglige driften.
ABW forutsetter imidlertid også at man tenker litt annerledes omkring hva en sitteplass egentlig er. Selv om det kan være færre sitteplasser enn personer hvis man bare ser på tradisjonelle områder (f.eks. cellekontorer og kontorlandskaper), vil det også være sitteplasser i alternative fokusområder, samarbeidsområder og komfortsoner. Nøyaktig hvor mange sitteplasser av hver type bedriften vil trenge for å betjene den daglige trafikken, avhenger av medarbeidernes arbeidsstiler. Generelt trenger man færre tradisjonelle sitteplasser jo mer utbredt samarbeidet på arbeidsplassen forventes å være.
Myte nr. 5: De ansatte vil bli mer utsatt for smitte, og sykefraværet i bedriften kommer til å øke.
Fakta: Smittevern har naturlig nok vært en topprioritet for medarbeidere som har kommet tilbake til kontoret under koronapandemien, og det er viktig å erkjenne at ABW kanskje ikke er den beste strategien på kort sikt under slike ekstraordinære omstendigheter. Leietakere bør fortsette å holde seg orientert og ta beslutninger basert på lokale forhold knyttet til smittesituasjonen i forbindelse med utbrudd av korona eller andre pandemier. Når man vurderer langsiktige strategier, finnes det imidlertid tiltak for å motvirke smittespredning i ABW-miljøer, slik at medarbeidere opplever at helsen og sikkerheten deres blir tatt på alvor.
For det første er bedre ventilasjon og luftkvalitet en avgjørende faktor for å forebygge smittespredning.2 Dette kan oppnås ved å bruke HEPA-filtre eller filtre med høyere MERV-klassifisering, skifte ut luften i lokalet oftere og oppgradere vedlikeholdsrutinene. For det andre er risikoen for å puste inn smittestoffer større jo tettere det er mellom personene i et rom.3 Reduser tettheten ved å sørge for rommelige passasjer og god avstand mellom sitteplasser. Endelig er det slik at de ovennevnte intervensjonene, kombinert med godt renhold og gode desinfiseringsrutiner4, berøringsfrie teknologier og påminnelser om personlig hygiene,5 kan redusere smitterisikoen betydelig med delte arbeidsplasser.
_____
1 CBRE Workplace Pre-COVID Badge Data Database, n=61
2 “Risk of sick leave associated with outdoor air supply rate, humidification, and occupant complaints”, D K Milton, P M Glencross, M D Walters, National Library of Medicine.
3 “Germs, ventilation, occupancy density and exposure duration: A thirteen setting pathogen inhalation comparison”, D.S. Walkinshaw, ResearchGate.
4 “Impact of a hygiene intervention on virus spread in an office building”, Elkana K. Kurgat, Jonathan D. Sexton, Fernanda Garavito, Adriana Reynolds, R. David Contreras, Charles P. Gerba, Rachel A. Leslie, Sarah L. Edmonds-Wilson, Kelly A. Reynolds, ScienceDirect.
5 “Show Me the Science - Why Wash Your Hands?”, Centers for Disease Control and Prevention.
