Eiendom er ofte den nest største kostnadsposten etter lønnskostnader. Likevel har mange virksomheter et for lite fremtidsrettet syn på disse forpliktelsene. Mange inngår leiekontrakter med 5 års horisont, med begrenset fleksibilitet og retrettmulighet. Hvordan skal du holde tritt med endringstakten i samfunnet og virksomheten, og unngå unødvendige leieforpliktelser? Vi gir deg her noen gode tips når du skal inngå og reforhandle leieavtaler.
Du har hatt en grundig gjennomgang av virksomhetens behov og strategi for arbeidsplassen (Workplace Strategy) i tiden fremover, og satt tydelige mål for hvordan organisasjonen skal jobbe sammen, hvordan de ansattes behov for ulike arbeids- og samarbeidsformer skal ivaretas og klar for enten å finne en ny leiekontrakt eller reforhandle leieavtalen med dagens utleier. Hvordan sikrer du at dine fremtidige leieforpliktelser er i samsvar med virksomhetens behov fremover?
Tips 1. Grundige forberedelser
Sett deg nøye inn i leieprisutviklingen i områdene du er interessert i og faktorer som kan påvirke denne fremover. Er det reguleringer for området, utbygging e.l. som kan påvirke leieprisen på kort og mellomlang sikt? Vær bevisst på din forventede kostnadsramme, slik at du har et fornuftig og realistisk utgangspunkt i forhandlinger.
I lys av din arbeidsplasstrategi – er det endringer i organisasjonen som vil påvirke lokasjon, størrelse eller leieobjektets funksjon?
Sett opp tydelige krav til innholdet i leieforholdet og fremtidig bruk. Ønsker du økt fleksibilitet bør du avklare utleiers evt. flex-ordninger eller aktører i området som kan være aktuelle å benytte som tilleggskapasitet.
Hvis området du vil leie i er under utvikling, kan det være en rekke faktorer som bør medtas, alt fra nærtilbud, transport, parkering eller belastninger/støy ifm. utbygging.
Husk at en reforhandling bør i praksis håndteres på samme måte som om man har intensjon om å flytte. Vær tidlig ute, slik at du evt. har en retrettmulighet og har tid nok til å finne andre egnede lokaler dersom du ikke kommer i mål med forhandlingene.
Tips 2. Benytt en profesjonell leierådgiver
For de fleste virksomheter er det hensiktsmessig å kontakte en profesjonell aktør, leietakerrådgiver, som kan bistå i prosessen med kartlegging, beskrivelse, søk og forhandlinger – eller reforhandlinger.
I din leiekontrakt bør du bl.a. sørge for at følgende er grundig beskrevet:
- Dekkende krav/beskrivelse av lokalene med estimert areal og gjerne henvisning til plantegninger, arbeidsplass konsept samt beskrivelse av innredning og funksjonelle løsninger. I tillegg bør det inkluderes krav om overtakelsesbefaring for å sikre at lokalene er iht. avtale på overtakelsestidspunkt.
- Beskrivelse av felleskostnader og innholdet i disse (hva dekkes i leieavtalen), gårdeiers erstatningsplikt ved feil og avbrudd i i forsyning av vann, strøm, luft osv, vedlikeholdsutgifter og fordeling av disse, samt innholdet i evt. garantiordninger som settes av utleier.
- Forutsetninger for justering av husleie og varsling av endringer. I Husleieloven §§ 4-2 og 4-3 beskrives formelle regler om oppjustering av husleien. For næringseiendom erstattes ofte denne med en standard årlig husleieendring i tråd med konsumprisindeksen.
- Rett til oppsigelse av hele eller deler av arealet eller endring av leieforhold eller fremleie av lokalene og bestemmelser for gjennomføringen av dette.
En eventuell reforhandling med utleier trenger ikke nødvendigvis å handle om det fremtidige leienivået. Det er også et incitament for deg og utleier å sikre at de nåværende lokalene er passende for virksomheten og med et langsiktig perspektiv. Det kan være aktuelt å diskutere utformingen og tilstanden til lokalene i et utvidet leieforhold.
Tips 3. Sikre avtaleløsninger med trygge vilkår
For en del mindre virksomheter som er ukjente med leiemarkedet kan dette ofte virke overveldende og uoversiktlig. Da kan det være hensiktsmessig å benytte seg av en løsning hvor både søk, forhandlinger og leieinngåelse er standardisert og foregår under trygge rammer.
SpaceSpot er et digitalt verktøy for leie av lokaler hvor alle utleiere kan velge mellom en standardavtale eller deres egen kontraktsmal. Hvor alle endringer gjøres i samarbeid mellom utleier og leietaker i det digitale verktøyet på www.spacespot.no .
Før avtaler inngås kan det være hensiktsmessig å få en tredjepart til å evaluere at alle faktorer er ivaretatt i leieavtalen.
Strategien som styrende faktor
Vær bevisst på dine reelle behov i dag og i tiden fremover, og sørg for å inneha nok fleksibilitet i leieavtalen slik at du unngår unødvendige forpliktelser. Og beregne god tid. Start gjerne 1,5 år i forveien. Slik unngår du leiefella og har et leieobjekt som ivaretar virksomhetens strategiske mål.
