I Aftenposten 7. oktober harselerer Halvor Hegtun over departementenes overgang til aktivitetsbasert arbeidsform. For oss som jobber med å utvikle og implementere nye arbeidsplassløsninger, viser innlegget hvordan feilinformasjon og manglende forståelse for begreper kan skape unødvendig negativitet og motstand. Nye og mer fleksible arbeidsplassløsninger er et viktig strategisk verktøy for virksomheter som ønsker å holde tritt med utviklingen – og skape en produktiv arbeidsplass der folk trives.

Aller først: Åpent landskap er ikke det samme som aktivitetsbasert kontor. Det som kjennetegner et aktivitetsbasert kontor, er deling av alle arealer, frihet til å velge hvor oppgavene skal utføres, og at alle blir tildelt et nabolag sammen med de nærmeste kollegene. Det Stami har forsket på, er faste plasser i åpne landskap. Dette er den arbeidsformen som kommer dårligst ut av alle, og er en lite brukbar referanse når vi snakker om aktivitetsbasert kontor.

Et artig funn fra forskning (Skogland), er at 80 % er mest fornøyd med slik de har det i dag, uavhengig av hva slags løsning de har. Det sier noe om hvor vanskelig det er å se inn i krystallkula. Eller som Henry Ford engang sa: «Hvis jeg hadde spurt folk om hva de ønsket seg, ville de ha sagt raskere hester».

Statsforvaltningen taklet overgangen til hjemmekontor under koronaepidemien helt utmerket. Men koronaepidemien bidro til varige endringer i arbeidslivet; vi jobber mer digitalt og er mer mobile enn før. Bruken av hjemmekontor er langt høyere nå. Det er ikke bare virksomhetenes plikt å tilpasse seg den nye virkeligheten; det åpner også et stort mulighetsrom. Vi kan oppsummere fire klare fordeler ved aktivitetsbasert løsning:

Bærekraft: Vi kan ikke både ha frihet til å velge hjemmekontor et par dager i uken, og samtidig ha en ledig pult stående på kontoret. Det er sløsing av ressurser i en verden som trenger klimatiltak på alle hold. Statsbygg har et klart mål om å redusere fotavtrykket og antall kvadratmeter per ansatt. Dette handler om å effektivisere arealene, gjøre dem mer hensiktsmessige for de oppgavene som skal gjøres, og for de menneskene som skal bruke dem.

Trivsel: Faste plasser bidrar til ukoselige «spøkelseskontorer». Moderne, funksjonelle arbeidsarealer som støtter opp under inkludering, lik tilgjengelighet, mangfold og frihet til å ta valg basert på egne preferanser, bidrar til at folk har lyst til å komme til kontoret. Vi trenger å møtes fysisk for å bygge kultur, dele kunnskap og samarbeide.

Fleksibilitet: Verden er i endring og det samme gjelder arbeidslivet. Vi har behov for endringsdyktige arbeidsplassløsninger som med lite ressursbruk kan tilpasses stadig nye og skiftende behov.

Variasjon: Kroppene våre er skapt for bevegelse, ikke å sitte statisk ved samme pult hele dagen. Aktivitetsbasert arbeidsform er en mulighet til å skape bedre ergonomi og sunnere arbeidsplasser.

Hvorvidt virksomheten lykkes med å ta ut fordelene, avhenger i svært stor grad av endringsledelse og måten løsningen implementeres på. Vi kan uansett slå fast at aktivitetsbasert arbeidsform er kommet for å bli. Dette er ikke en «interiøridé» tilpasset behovene til digitale nomader og reklamefolk, men et velfundert konsept som svarer på behovene som har eskalert i kjølvannet av klimakrise, pandemi og digitalisering. Samtidig er det basert på et ønske om å styrke nærværsfaktorene på arbeidsplassene.